Proposal for Documentary Macro‐Appraisal Based on a Case Study (1817-1819)

Authors

Keywords:

documentary macro‐appraisal, appraisal of archival funds, documentary appraisal, document values, document management, Colombia.

Abstract

Introduction: Documentary appraisal is an archival process in which transfers, access and conservation of documents are established based on their primary and secondary values. On the other hand, documentary macro‐appraisal proposes determining the values of the documentary series/subseries through the production context of the documents and not their content.

Objective: To formulate a proposal of documentary macro‐appraisal for old collections based on a case study taken from the Historical Archive of the Province of San Luis Bertrán in Colombia.

Methods: The qualitative approach, the descriptive scope, the technique of critical discourse analysis, together with the social logic of the text and 13 questions to gather information were the methodological elements used in the case study for analysis of two criminal proceedings against two religious individuals by reason of insurrection in New Granada in 1817-1819.

Results: The main results showed that the macro‐appraisal proposal must have four elements: the production context, the historical context, the structural foundations of the documentary appraisal and the case study, which would be the series/subseries to appraise.

Conclusions: Documentary macro‐appraisal proposal provides the archivist with a tool to support decisions before senior management and it leaves a record for the institutional memory about this process. Finally, it is recommended to use this proposal on specific files.

Author Biography

Nelson Javier Pulido Daza, Universidad de La Salle

Es profesor– Investigador de la Universidad de la Salle, Doctor en Información y Documentación - Universidad de Salamanca, España. Maestría en Educación - Universidad de la Salle, Abogado - Universidad Católica, y Archivista de la Universidad de la Salle, Bogotá, Colombia.  

Participa como docente en el pregrado de Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística, así como en la Maestría de Gestión Documental y Administración de Archivos, con las cátedras de Aspectos Jurídicos de la Información e Identificación y Valoración de documentos con un sesgo a los documentos electrónicos. 

También ha sido ponente en congresos y seminarios de la especialidad en Colombia, Argentina, Bolivia, Chile, México y España, y es autor de varios artículos, capítulos y libros sobre temas relacionados con la disciplina, el documento electrónico y la educación. 

Ha liderado el diseño e implementación de proyectos de alto impacto y complejidad para entidades gubernamentales y privadas en transformación digital; también ha participado en la definición de política pública nacional y local sobre el uso y aplicación del documento electrónico en el contexto del desarrollo del ciudadano.

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Published

2023-12-20

How to Cite

1.
Pulido Daza NJ. Proposal for Documentary Macro‐Appraisal Based on a Case Study (1817-1819). Rev. cuba. inf. cienc. salud [Internet]. 2023 Dec. 20 [cited 2024 Dec. 26];34. Available from: https://acimed.sld.cu/index.php/acimed/article/view/2191

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Vol. 34 (2023): Publicación continua

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