Aproximacin a la evolucin, particularidades y carcter informacional de la toma de decisiones organizacionales
ARTCULOS

 

Evolucin, particularidades y carcter informacional de la toma de decisiones organizacionales

 

Evolution, particularities and informational character of the organizational decision making

 

 


Yunier Rodrguez CruzI; Mara Pinto MolinaII

I Mster en Ciencias de la Informacin. Departamento de Bibliotecologa y Ciencia de la Informacin. Facultad de Comunicacin. Universidad de La Habana. La Habana, Cuba.
II Doctora en Filosofa y Letras. Facultad Biblioteconoma y Documentacin. Universidad de Granada, Espaa.

 

 


RESUMEN

Se profundiza sobre los elementos tericos asociados al proceso de toma de decisiones en las organizaciones, dgase su origen y evolucin, as como su marcada importancia en los contextos organizacionales. De igual forma se abordan las principales caractersticas de este proceso, enfatizando en sus componentes: situacin problmica, decidor, informacin y contexto. Se examina la racionalidad limitada como uno de sus elementos distintivos y se valora el carcter informacional de la toma de decisiones, validando posibles espacios de actuacin, funciones y roles para los especialistas de informacin en el desarrollo del proceso de decisin.

Palabras clave: Toma de decisiones, informacin, decidores, situacin problmica, contexto organizacional, racionalidad limitada.


ABSTRACT

Theoretical elements related to the origin, evolution and significance of decision-making as organizational process are examined. It is emphasized the essential characteristics of the problem situation, information and context components. Also, the bounded rationality is examined as one of its distinctive elements. The informational nature of the decision-making process is explained. Some considerations about information professional role and his contribution to this organizational process are exposed.

Key words: Decision making, information, decision makers, problem situation, organizational context, bounded rationality.


 

 

La toma de decisiones organizacionales se convirti en objeto de estudio de diversas disciplinas cientficas durante el pasado siglo XX. A partir de los aos 50, numerosos investigadores, entre los que se encuentran Simon, March, Mintzberg, Manis, Moody, Huber, Choo y Pomerol, comenzaron a estudiar y profundizar sobre los componentes y principales caractersticas de este proceso y su comportamiento en las organizaciones. Como consecuencia, emergieron estudios empricos y acadmicos que intentaron responder a determinadas hiptesis sobre la toma de decisiones y su dinmica de funcionamiento en las organizaciones.

No han sido pocos los resultados obtenidos de estas investigaciones. Ellos han contribuido a una mayor y mejor comprensin del proceso de decisin en los entornos de negocios. Sin embargo, los cambios acelerados que tienen lugar en estos ltimos, inciden considerablemente en la toma de decisiones y dan lugar a nuevas caractersticas y realidades funcionales de este proceso (tabla 1).

Tabla 1. Cambios en los entornos de negocios

Cambios

Principales caractersticas

Surgimiento y fortaleza de economa global.

Caracterizado por la administracin y control del mercado global, competencia de mercados mundiales, grupos de trabajo globales y sistemas de entregas de igual tipo.

Transformacin de economas y sociedades industriales en economas de servicios basadas en conocimiento e informacin.

Caracterizado por el aplanamiento y la descentralizacin, la flexibilidad, la independencia de ubicacin, los bajos costos de las transacciones y la coordinacin, el trabajo cooperativo y en equipos, entre otros.

Transformacin de las empresas comerciales.

Economa basada en la informacin y el conocimiento, con productos y servicios nuevos, donde el conocimiento se valora como activo productivo y estratgico, donde la competencia se basa en el tiempo, y predomina un entorno turbulento, entre otros.

Surgimiento de la empresa digital.

Caracterizado por las relaciones con los clientes, proveedores y empleadores mediante de redes digitales. Los procesos fundamentales se ejecutan por medio de las redes. Se produce una percepcin y respuesta rpida a los cambios del entorno.

Fuente: Laudon K, Laudon J. Sistemas de informacin gerencial (8va. ed.). Mxico DF: Pearson Education; 2004.

Estos cambios evidencian que las organizaciones contemporneas se desenvuelven hoy en entornos de negocios cada vez ms competitivos y dinmicos, en los que la nica forma de percibirlos y comprenderlos es por medio de la informacin asociada con estos. En consecuencia, la informacin se convierte en un recurso esencial para una acertada, oportuna y rpida toma de decisiones estratgicas. En este sentido, Porter y Millar afirman que "uno de los elementos ms importantes en la ventaja competitiva es la informacin,"1 por lo que las acciones de la organizacin para alcanzar elevados indicadores de eficiencia, eficacia y productividad, as como el logro de una estabilidad econmica y un posicionamiento determinado en el mercado, dependen en gran medida de la disponibilidad de informacin estratgica, y el anlisis y uso que realizan de ella quienes tienen a su cargo la toma de decisiones, es decir, los decidores.

Esto hace que la informacin constituya un recurso estratgico de vital importancia para el adecuado desarrollo del proceso de toma de decisiones. El anlisis de este componente en particular permite esclarecer mejor cmo incide en la toma de decisiones. Sin embargo, una vez que se reconoce el papel de la informacin en este proceso, es necesario a su vez, valorar algunos elementos que muestran la problemtica que reflejan algunos autores en lo que se refiere al uso y tratamiento de este recurso:

—"Una decisin completamente racional exigira una informacin cuya recopilacin estara ms all de la capacidad de la organizacin, y un procesamiento de informacin cuya ejecucin excedera la capacidad de los seres humanos."2

—"Cuanto ms tiempo se requiera para recoger informacin, mayor ser el costo total involucrado."3

—"En situaciones complejas e importantes, las personas que toman decisiones intentan reunir una gran cantidad de informacin antes de hacer su eleccin final."4

— "En ocasiones se cuenta con informacin adicional que puede generar problemas a la hora de tomar decisiones."3

—"Las limitaciones de la capacidad humana a la hora de procesar la informacin genera gran variedad de dificultades."5

—"En la mayora de las situaciones, no poseemos una informacin completa sobre todas las opciones factibles, o no podemos permitirnos el tiempo y el costo de obtener ese conocimiento."2

—"Existe una tendencia de la gente a tomar decisiones sin contar con toda la informacin disponible."4

Estos elementos sirven de base para afirmar que si bien resulta importante para las organizaciones que sus directivos, gerentes y ejecutivos conozcan los procedimientos para tomar decisiones, y a su vez aprendan cmo realizar este proceso de forma efectiva y oportuna, es tambin un elemento medular profundizar sobre las cuestiones relacionadas con el uso y tratamiento de la informacin y las condiciones que favorecen estos aspectos.

En consecuencia con esto, constituye una necesidad imprescindible para el rea de las ciencias de la informacin en particular, comprender las especificidades y particularidades sobre el valor que tiene la informacin para la toma de decisiones, as como los recursos y procesos de informacin que intervienen en esta actividad, sin obviar su relacin con los procesos cognitivos y emocionales que se producen durante la toma de decisiones. Esta profundizacin desde las ciencias de la informacin, propiciar sin lugar a dudas una mejor comprensin del papel de la informacin ante el proceso de toma de decisiones en las organizaciones.

 

LA TOMA DE DECISIONES Y SU EVOLUCIN EN LOS CONTEXTOS ORGANIZACIONALES

La toma de decisiones constituye una actividad que durante el transcurso de los ltimos siglos, especficamente el XIX y XX, ha ganado notoriedad por su importancia en los entornos organizacionales. Aun cuando la profundizacin del tema y sus principales caractersticas no tienen lugar hasta finales de la dcada del 50 del pasado siglo, no es menos cierto que, anteriormente, la produccin mercantil y los ambientes de negocios en general se encontraban bajo la influencia de este proceso especfico.

Durante la Revolucin Industrial, la administracin individual que cada propietario haca de su negocio influa sobre las particularidades que adoptaba la toma de decisiones. Esto evidencia que las decisiones que se tomaban respondan a los criterios que estos contemplaban, y sus consecuencias, y an cuando podan afectar la propia produccin y los trabajadores, era responsabilidad de esa mxima autoridad administrativa.

"Cuando la gerencia se percat de que el negocio se haca ms complejo, comenzaron a contratar expertos para que dieran su consejo en campos como el derecho, el mercadeo, la ingeniera, las finanzas, entre otros. Esto produjo que a inicios del siglo XX, el individuo que tomaba decisiones se basara fundamentalmente en las estadsticas operativas y en la informacin interna, pero este mtodo careca de la sofisticacin necesaria para hacer frente a la multitud de factores relacionados con las decisiones organizaciones."3

En este perodo, esta problemtica se agudiz y se increment el inters por solucionarla. Sin embargo, no es hasta principios de la segunda guerra mundial que aparece la investigacin de operaciones (Operations research). Aun cuando su origen est relacionado con el campo militar, est tambin vinculada con el conocido desarrollo de la organizacin industrial.3,6 Con las tcnicas de la investigacin de operaciones, se intentaba determinar las alternativas de solucin y la decisin final sobre la base de datos obtenidos empricamente.

Con posterioridad a este perodo, la investigacin de operaciones contino su desarrollo por investigadores entre los que se encuentran Dantzig, Churchman, Ackoff y Arnoff, entre otros, e incluso se lleg a valorar las distintas fases por las que ha transitado esta actividad y sus caractersticas: primitiva (1941-1960), acadmica (1961-1970), maduracin (1971-1980). En general la "Investigacin de operaciones proporciona las tcnicas que permiten juzgar, ponderar y valorar datos de forma racional, para poder alcanzar mejores soluciones, por lo que constituye un instrumento a utilizar para tomar decisiones."6 El desarrollo de esta actividad sent las bases para la consolidacin de la ciencia de la decisin, aunque en esta ltima, con el paso de los aos, han intervenido mltiples teoras y disciplinas cientficas. No obstante, al centrarse en datos empricos, autores como Moody reconocen que en ocasiones los datos no son suficientes y fidedignos, y que las interpretaciones y percepciones desempean un papel fundamental en la toma de decisiones.3

Si bien la investigacin de operaciones intentaba proveer un mecanismo que tributara a la mejora de la toma de decisiones que realizaban los individuos, comienzan a vislumbrarse determinados factores o elementos constitutivos que inciden en este proceso y que con el paso del tiempo le acentan un carcter sumamente complejo. Esto, sumado a la consolidacin de las tcnicas gerenciales y el inters de la comunidad cientfica por profundizar sobre la administracin, provoc que en los aos 50 se comenzaran a desarrollar estudios desde ciencias especficas, que debido a su afinidad con el tema permitiran adquirir una mejor comprensin de la toma de decisiones en las organizaciones.

En la teora organizacional, al convertirse la toma de decisiones en un tema central y medular, se inicia un esfuerzo por entender cmo los individuos, grupos y organizaciones proceden ante esta actividad. Esto hace que "entre las ciencias particulares mencionadas anteriormente se encuentren la antropologa, sociologa, psicologa, economa y teora de la administracin."7 Estas fueron las ciencias que desde los inicios ms aportaron al tema con investigaciones empricas y con aportaciones slidas para la comprensin de este campo de estudio.

Uno de los investigadores ms notables en esta etapa fundacional de los estudios relacionados con la toma de decisiones, fue Herbert A. Simon. Si bien existen numerosos autores que han contribuido al desarrollo de este proceso en las organizaciones, las investigaciones realizadas por Simon constituyen la base para el estudio de este campo de conocimiento debido a: "la racionalidad limitada." Su visin y experiencia desde la economa, administracin y psicologa convirtieron sus investigaciones, enfocadas especficamente a la toma de decisiones en las organizaciones, en la base de posteriores teoras sobre la toma de decisin, y a su vez, en un precedente para futuras investigaciones sobre el tema.

Es necesario destacar que ante la propia complejidad del proceso tratado, dgase sus componentes y las especificidades del contexto en el que tienen lugar, "existe gran diversidad entre las perspectivas de investigacin dominantes sobre le tema, entre la que destacan la teora del comportamiento como una de las ms investigadas",7 que an se evidencian por mltiples factores relacionados todos por los vnculos sociales y la influencia de estos en el proceso de toma de decisiones. Precisamente, las relaciones sociales constituyen un elemento que ha incidido considerablemente en la conformacin de los aspectos tericos relacionados con las decisiones por medio de las teoras de la administracin o gestin cientfica de Frederick Winslow Taylor; de la motivacin de Abraham Maslow; del comportamiento de Douglas McGregor; as como de la administracin o gestin moderna de Henri Fayol. Si bien es cierto que las relaciones sociales tienen gran valor para la toma de decisiones organizacionales, es justo sealar que este proceso se ha nutrido considerablemente de los aportes tericos realizados desde las diferentes teoras relacionadas con la administracin/gerencia por ser un proceso que involucra a toda la organizacin y est condicionado por los factores que inciden en esta.

Sin embargo, indistintamente de la perspectiva dominante y de las teoras que han influido en la toma de decisiones, se puede afirmar que, con el paso del tiempo, estas se han diversificado, aun cuando todas han estado bajo la influencia del desarrollo de la administracin o gestin que contribuyen al enriquecimiento de este campo terico. De igual forma, se evidencian en la esencia de las teoras clsicas de la decisin, el intento de realizar aproximaciones terico-metodolgicas para que las organizaciones tomen decisiones de forma acertada.

En los ltimos aos, como resultado del marcado inters por comprender el modo en que los individuos toman decisiones, se han conformado modelos que permiten representar el comportamiento en la toma de decisiones que siguen determinados individuos o grupos ante problemas o situaciones concretas. Algunos autores como Meacham contemplan este fenmeno como teoras de decisiones.

"La teora de la toma de decisiones y la teora del anlisis de las decisiones son tpicamente clasificadas en dos: descriptiva y prescriptiva. Las descriptivas se ocupan de identificar y comprender cmo los individuos toman decisiones y los factores que inciden en el proceso. La prescriptiva, por su parte, profundiza y propone mecanismos para desarrollar el proceso, establece aportes metodolgicos para aproximarse a la mejora del proceso de toma de decisiones. Sin embargo, una tercera categora se utiliza en ocasiones: normativa (tabla 2)."8

Tabla 2. Teoras de las decisiones

Teora

Nocin
Descripcin

Descriptiva

Qu las personas realmente hacen, o han hecho para tomar decisiones. Describen las decisiones que las personas toman y el modo en que lo hacen. Proporciona una visin sobre porqu ciertos factores son ms importantes que otros en la decisin.

Prescriptiva

Qu las personas deben y pueden hacer. Provee los mecanismos que ayudan a tomar buenas decisiones y entrenan a las personas a tomar mejores decisiones (un ejemplo son las propuestas de estructura para los procesos de toma de decisin). Puede o debe ser utilizarse por un decidor y se emplea en una situacin especfica, y de acuerdo con las necesidades del decidor.

Normativa

Qu las personas deben hacer (en teora). Provee procedimientos de decisin consistentemente lgicos para que por medio de ese modo, las personas puedan decidir, y, en ocasiones, incluye parte de la teora prescriptita y del anlisis. Han sido redefinidas como esas que mejor describen la toma de decisiones.

Fuente: Meacham BJ. Decision-making for fire risk problems: A review of challenges and tools. Journal of Fire Protection Engineering 2004;14:149-68.

Cada una de estas teoras permiten a los decidores seguir un curso de accin consecuente o utilizar un mtodo que bajo alguna de estas teoras le permita ejecutar mejor el proceso de toma de decisiones, de ah que estas se traduzcan en modelos de acuerdo con cada categora mencionada. Esto ha permitido que en la literatura sobre el tema, se clasifiquen los modelos de toma de decisiones en correspondencia con cada una de estas teoras segn sus particularidades.

Por otra parte, este campo terico ha desarrollado teoras particulares como resultado de su desarrollo. Esto se puede ilustrar a travs de las siguientes teoras de toma de decisiones:

  • Teora de la decisin (Decision theory).

La teora de la decisin, en general, describe cmo un individuo toma decisiones bajo incertidumbre.

  • La teora de la eleccin social (Social choice theory).

La teora de la eleccin social no observa al individuo sino que se basa en el concepto de sintetizar las preferencias de aquellos individuos que sern afectados por tomar una decisin racionalmente.

  • Teora del costo-beneficio (Cost-benefit theory).

La teora del costo-beneficio es la teora fundamental del entendimiento del anlisis costo-beneficio, y se basa en la premisa de que las alternativas pueden seleccionarse sobre la base de una comparacin sistemtica de las ventajas (beneficios) y desventajas (costos) que resultan de la toma de decisin.8

Todo esto demuestra que la toma de decisiones organizacional constituye un campo de estudio incipiente en comparacin con otras disciplinas cientficas o reas del conocimiento. Ha estado bajo la influencia de mltiples teoras en correspondencia con las perspectivas de investigacin dominante y en sentido general, el mbito de investigacin sobre el tema no se limita a la comprensin y profundizacin de los componentes de la toma de decisiones y sus caractersticas, sino que se preocupa por los factores que pueden incidir en el exitoso desarrollo de este proceso en cualquier organizacin. Esto hace que el tema en cuestin se haya consolidado con aspectos tericos particulares conformados por teoras, mtodos, modelos, tcnicas, herramientas y particularidades de sus componentes especficos, que llevan a que las organizaciones tomen decisiones de forma eficaz y eficiente, es decir, de forma mejor. En consecuencia, actualmente se ve como una ciencia, conformada por determinadas teoras intrnsecas y otras asumidas de diversas disciplinas cientficas, con un carcter sumamente complejo e interdisciplinario.

 

LAS DECISIONES Y EL PROCESO DE DECISIN EN LAS ORGANIZACIONES

"La toma de decisiones constituye un proceso que se desarrolla en toda organizacin y en todos sus niveles: operativo, tctico, gerencial y estratgico."9 Esta se realiza por los individuos o grupos que la conforman y para ello consideran una serie de elementos y factores que inciden en este proceso, dgase: elementos contextuales, caractersticas de la situacin concreta que exige una decisin, la informacin para determinar esta ltima y sobre todo, la capacidad del individuo o grupo que ejecutan el proceso.

Es cierto que en una organizacin se desarrollan dismiles funciones y por tanto, diversos procesos para su implementacin, sin embargo, con el surgimiento y evolucin de la teora de la administracin, algunos procesos han pasado a convertirse en pilares organizacionales, este es el caso de la toma de decisiones organizacionales. En este sentido, "autores como Bourgeois y Eisenhardt, Janis, Murnighan y Mowen, Nutt, Shull, Delbecq y Cummings afirman que el desempeo organizacional satisfactorio requiere una toma de decisiones eficiente y una efectiva implementacin."10

La comprensin del proceso de toma de decisiones en las organizaciones, por su parte, est sujeta al significado y representacin de las decisiones en estos contextos, por lo que un adecuado acercamiento a la toma de decisiones debe partir de su entendimiento (tabla 3).

Tabla 3. Conceptos de decisin

Decisiones

Autor
Ao

Accin que debe tomarse cuando no hay ms tiempo para recoger informacin.

Moody,3 1983

Eleccin entre alternativas, segn criterios previamente establecidos.

Rodrguez Ferreira,11 2006

Compromisos de emprender una accin.

Choo,2 1998
Una eleccin consciente entre alternativas analizadas. De la Cuesta,12 2006
Se considera como un sistema lingstico, un proceso esencialmente colectivo en el cual impera la multiracionalidad, o antiracionalidad. Est caracterizada por la interferencia de las diferencias individuales en la colecta e interpretacin de la informacin, que imposibilita la existencia de apenas una decisin, la correcta.

Angeloni,13

2003

Determinacin o resolucin que se toma al enfrentarnos a una situacin concreta.

Asociacin Espaola de Contadores y Auditores (AECA),14 2002


El anlisis de estos conceptos permite identificar determinados aspectos caractersticos de las decisiones:

  • Constituye un sistema lingstico caracterizado por las preferencias de un individuo o grupo y por la adquisicin e interpretacin de informacin.
  • Surge como resultado para enfrentarnos a una situacin concreta.
  • Tiene lugar en las organizaciones como resultado de un proceso social.
  • Es un elemento que permite emprender una accin.
  • Es el resultado del anlisis de varias alternativas de decisin para enfrentar una situacin concreta.

Esto permite plantear que una decisin organizacional constituye un sistema lingstico que permite emprender acciones para hacer frente o solucionar situaciones concretas que tienen lugar en las organizaciones. Esta es resultado del modelo mental del(de los) individuo(s) que toma(n) la(s) decisin(es) y de la bsqueda e interpretacin de la informacin derivada de la situacin organizacional concreta, por lo que resulta del anlisis de mltiples alternativas de decisin.

En las organizaciones se producen diferentes tipos de decisiones ya que son varios los autores que han tratado la tipologa de las decisiones.12,14-19 Y estas responden a determinados criterios para su clasificacin (figura 1).

Estas clasificaciones permiten esclarecer las caractersticas de las decisiones que se toman en las organizaciones, porque responden o son el resultado de la forma o modo de proceder del decidor.

Como se muestra en la figura, la distincin entre clasificacin de decisiones no responde solo al hecho de diferenciar los tipos de decisiones, sino tambin a la necesidad de esclarecer aquellos elementos que las pueden caracterizar. Es necesario destacar que en las organizaciones, se toman decisiones que pueden corresponderse perfectamente con diferentes criterios, porque la realidad demuestra que estas son el resultado de situaciones concretas y complejas con caractersticas especficas. Por estas razones, es vlido destacar que la clasificacin de las decisiones no excluye una u otra categora, sino que en dependencia de la situacin concreta que tiene lugar en la organizacin y que amerita una decisin, sta puede asumir caractersticas de diferente tipo. Esto permite concluir que el tipo de decisin depende fundamentalmente de la situacin que se produce en las organizaciones, las que se identifican como:

  • Situaciones problmicas o problemas organizacionales: dgase amenazas externas o debilidades internas que surgen y que afectan directa o indirectamente la organizacin. "Segn Stoner, Freeman y Gilbert Jr. un problema es aquello que pone en peligro la consecucin de un objetivo (AECA, 2002). Ocurre cuando existe una diferencia entre una situacin real y una situacin deseada;de ah que se deba desarrollar un proceso consciente para reducir esa diferencia".12

  • Situaciones que pueden representar oportunidades organizacionales: dgase las propias oportunidades que pueden surgir en el ambiente externo de la organizacin o aquellos aspectos organizacionales que pueden identificarse para una mejora y la obtencin de un beneficio especfico. "Segn Stoner, Freeman y Gilbert Jr. una oportunidad es todo aquello que nos puede permitir sobrepasar nuestros objetivos en la organizacin."14

  • Prevencin de riesgos organizacionales: dgase los mecanismos y acciones que se identifican por parte de la organizacin y que a corto o a largo plazo, pueden representar riesgos una vez percibidas adecuadamente las particularidades internas de la organizacin y el entorno de negocio en que esta se desenvuelve. Actualmente, las organizaciones consideran, segn Slywotzky y Drzik, siete riesgos que inciden en su desempeo: reduccin extrema de los mrgenes de error, cambio de la tecnologa, erosin de la marca, competidor fuera de serie, cambio de prioridades del cliente, fracaso del nuevo proyecto, estancamiento del mercado.20

Estas situaciones que tienen o pueden tener lugar en las organizaciones son las que ameritan decidir qu solucin determinar y qu modo de accin seguir para ejecutarla. Para ello, los gerentes o ejecutivos desarrollan el proceso de toma de decisiones que no es ms que el modo en que estos toman la decisin final de solucin.

Sobre las definiciones que se observan en la literatura especializada, se percibe un constante inters por esclarecer este concepto y delimitar bien su alcance dada la propia complejidad asociada con el proceso(tabla 4).

Tabla 4. Conceptos de toma de decisin

Toma de decisiones

Autor
Ao

Proceso de responder a un problema, en busca de una solucin o accin que crear valor para los accionistas de la organizacin.

Fichman,17

2003

Toma racional de elecciones sobre la base de las expectativas y las consecuencias de accin para objetivos priorizados.

March y Olsen,2

1986

Sucesin de etapas de procesos mentales, materializados en acciones cuyo pice es la eleccin de una alternativa, con la finalidad bsica de resolver un problema, confrontar una crisis o sacar provecho de una oportunidad.

Mintzberg, Raisighani, Thort,18

1976

Tiene lugar en las empresas cuando hay que resolver un problema o cuando surge una oportunidad.

AECA,14

2002

Proceso por medio del cual se escoge un curso de accin.

Huber,4 1980

Tiene como su referencia y consulta las informaciones sobre el mercado, economa, comportamiento, moda, entre otros factores determinantes para la modificacin y adaptacin del producto o servicio en el mercado organizacional.

Rodrguez
Ferreira,11

2006

Proceso de identificacin de un problema u oportunidad y seleccin de una alternativa de accin entre varias existentes, constituye una actividad diligente clave en todo tipo de organizacin.

Schein,21

1988

Una funcin imprescindible en las organizaciones, con un significado especial por no estar limitada a un solo nivel, sino por ser un proceso que ocurre en toda la institucin, y adems, por ser parte fundamental inherente a todas las dems actividades. Por ello resulta imprescindible poseer informacin lo ms completa posible, es decir previamente analizada y evaluada.

Daz,22

2004

El anlisis de estas definiciones permiten valorar el proceso de toma de decisiones como:

  • Proceso mediante el cual un decidor se desplaza de una posicin o situacin actual a una ideal (a la que se aspira estar).
  • Se realiza para solucionar problemas o situaciones de oportunidad organizacional.
  • Es una sucesin de etapas de procesos mentales materializados en acciones.
  • En este se analizan alternativas de decisin con el objetivo de determinar la mejor de ellas.
  • Se sustenta en el uso o consulta de informacin relacionada con factores y elementos clave de la organizacin.
  • Por medio de este, la decisin final que se asume y las acciones derivadas de estas, generan beneficios y ventajas organizacionales en correspondencia con los objetivos de la organizacin.

En este sentido, se puede afirmar que la toma de decisiones organizacionales constituye un proceso de informacin que se desarrolla por individuos o grupos para solucionar problemas y aprovechar oportunidades organizacionales. En este se analizan, mediante la consecucin de determinadas etapas, un conjunto de alternativas de solucin/decisin para identificar la mejor de ellas, de forma que el decidor pueda desplazarse de una posicin actual, en que se encuentra, a la posicin que desea estar (ideal), en consecuencia con las metas, objetivos y razn de ser de la organizacin.

 

PRINCIPALES CARACTERSTICAS O PECULIARIDADES DE LA TOMA DE DECISIONES EN LAS ORGANIZACIONES

Como se mencionaba en anteriormente, "la toma de decisiones en las organizaciones tiene lugar en diferentes niveles organizacionales de decisin: nivel estratgico, nivel gerencial, nivel tctico y nivel operativo" (figura 2).9 Un anlisis de la toma de decisiones en cada uno de estos niveles conlleva a identificar diferencias no slo por el tipo de decisin sino tambin por el propio proceso y sus caractersticas, condicionadas todas, en todo momento, por sus componentes.

Ahora bien, ms all de las posibles particularidades del proceso de toma de decisiones en cada nivel de decisin organizacional, este constituye un proceso flexible y dinmico por estar conformado por determinados componentes que interactan para lograr un resultado especfico. Bajo esta dimensin, Simon plantea que la toma de decisiones se puede tratar desde dos perspectivas: la orientada al proceso y la orientada al problema. La primera se centra en las etapas que hay que seguir para llegar a tomar una decisin; por tanto, se preocupa prioritariamente de la forma y no tanto del fondo. La segunda se orienta a la solucin de problemas concretos aplicando, para ello, los mtodos mas adecuados disponibles.14 Ambas perspectivas son determinantes a su vez para entender, entre otros elementos, las razones por las cuales la toma de decisiones constituye un proceso complejo.

Estos elementos exigen de las organizaciones una comprensin y profundizacin sobre los componentes, mecanismos, reglas y polticas organizacionales que tienen establecidos e influyen en la toma de decisiones, as como el modelo bajo el que los decidores desarrollan este proceso. Esto permite afirmar que las caractersticas de este proceso se basan en: la dinmica de interaccin de sus componentes y la ejecucin de sus procedimientos, as como la incidencia e influencia de elementos organizacionales que intervienen en este proceso.

 

LOS COMPONENTES DE LA TOMA DE DECISIONES

Una adecuada caracterizacin de la toma de decisiones organizacionales debe partir entonces del reconocimiento de los componentes fundamentales que intervienen en este proceso. Numerosos autores han estudiado elementos puntuales sobre estos componentes y dismiles investigadores han profundizado, en estudios especficos, sus particularidades.2,13,18,23,24 En este sentido se pueden enunciar que los componentes fundamentales de la toma de decisiones son:

  • Situacin problmica: el problema u oportunidad.
  • El individuo: el decidor o los grupos de decisin.
  • La informacin.
  • Elementos contextuales: elementos organizacionales.

 

SITUACIN PROBLMICA

La situacin problmica constituye el punto de partida del proceso de toma de decisiones. Sin esta, el proceso no tiene lugar. Las situaciones problmicas se generan cuando la organizacin se encuentra ante amenazas externas o debilidades organizacionales que implican riesgo para la institucin y su adecuado funcionamiento. Esta situacin exige una serie de acciones que permiten comprender las caractersticas y elementos distintivos del problema o la oportunidad que se presenta en la organizacin, o que est identifica, es decir, se realiza el proceso de percepcin. La percepcin organizacional constituye el proceso fundamental que permite entender lo que ocurre, las causas que generaron la situacin problmica, as como la incidencia o consecuencias de la misma en la organizacin.

 

El INDIVIDUO

"El individuo o decidor constituye un componente clave en la toma de decisiones pues es quien desarrolla el proceso. Su modelo mental, dgase preferencias, experiencia, valores entre otros elementos, influyen considerablemente en la interpretacin dato-informacin-conocimiento",13 y por tanto, en la toma de la decisin final a implementar. Desde la psicologa y la teora de la administracin, la conducta o comportamiento del decidor ha estado bajo objeto de estudio porque ella es determinante para entender el modo en que se toman las decisiones. Estos estudios han propiciado a su vez, la generacin de modelos para comprender y apoyar este proceso. Se puede decir que el individuo es uno de los componentes clave para la comprensin de la toma de decisiones.

 

LA INFORMACIN

La informacin es el otro componente clave en la toma de decisiones. Este recurso y su tratamiento determinan la efectividad del proceso en tanto para el desarrollo de este se requiere de la informacin precisa, oportuna, fidedigna y suficiente para tomar la mejor decisin posible (figura 3). Sin informacin, el decidor no puede percibir adecuadamente la situacin problmica y tampoco podra valorar alternativas de solucin porque no contara con la informacin necesaria para tomarla, ni los recursos para su adecuado tratamiento.

Hasta el momento se ha generalizado sobre las particularidades de tres de los componentes que en la literatura figuran como imprescindibles: el problema, el individuo y la informacin. Sin embargo, existen elementos contextuales propios de la organizacin que inciden directamente en la efectividad de la toma de decisiones porque influyen en cada uno de los componentes del proceso.

 

ELEMENTOS CONTEXTUALES

Entre los elementos contextuales que ms influyen en la toma de decisiones se puede identificar la gestin organizacional, la cultura organizacional e informacional, la alfabetizacin informacional como parte de esta ltima, el aprendizaje organizacional, las nuevas tecnologas de informacin y comunicaciones, el proceso de comunicacin organizacional y las polticas y normas institucionales.

Este anlisis se resume en lo planteado por Caxeta y Rodrigues acerca de que "el anlisis del proceso decisorio, debe considerar el contexto social y la historia de sus actores y, sobre todo, un entendimiento de los procesos por los cuales sus prcticas sociales son institucionalizadas. Igualmente, no se puede aprender la importancia de las relaciones y del comportamiento informacional del gerente sin reconocer que se debe a una adecuada percepcin de cmo esas informaciones fluyen por su red de contactos personales que se transforman, en la secuencia, en el conocimiento que ir a fundamentar sus decisiones."18

Por otra parte, entre los ingredientes para la toma de decisiones se encuentran:

  • Informacin: La decisin debe basarse en datos disponibles.
  • Conocimientos: El conocimiento es fundamental porque si se conocen las circunstancias que rodean al problema, entonces se puede seleccionar un curso de accin favorable.
  • Experiencia: La experiencia proporciona la informacin necesaria para resolver un problema futuro similar.
  • Anlisis: Los mtodos para el anlisis en la toma de decisiones son determinantes.
  • Juicio: Es necesario para combinar la informacin, los conocimientos, la experiencia y el anlisis, con el fin de seleccionar un curso de accin adecuado.3

A rasgos generales, las organizaciones tienden a evaluar el proceso de toma de decisiones y valorar la efectividad de las decisiones que toman. Sin embargo, este proceso se puede valorar a la vez por el comportamiento de sus componentes y el desarrollo de sus procedimientos. Tambin es importante destacar que la toma de decisiones est condicionada por mltiples factores, entre los que se encuentran los ingredientes mencionados anteriormente. "Por otra parte, la eleccin de alternativas cargada de altos niveles de incertidumbre no es nueva para los empresarios. La reduccin de los riesgos de la eleccin de la mejor alternativa para sus negocios depende del alcance y la complejidad de la decisin, de la formacin del individuo y la sofisticacin de los recursos informacionales, colocados a su disposicin."18 Por lo que la calidad del proceso de toma de decisiones depende tambin de todos los recursos, reglas y polticas organizacionales orientadas hacia la toma de decisiones.

Bajo estas condiciones, la toma de decisiones se realiza intentando desarrollar un acertado proceso que permita minimizar la incertidumbre y maximizar la certidumbre que tiene lugar cuando una organizacin se enfrenta ante una situacin problmica.

 

LA RACIONALIDAD LIMITADA DE LA TOMA DE DECISIONES

Una caracterstica fundamental de la toma de decisiones es la racionalidad de este proceso, tratada y referida por numerosos autores debido a su importancia en la teora de las decisiones. Aun cuando este tema en particular conlleva un anlisis ms exhaustivo y amplio, debido a su trascendencia en la teora relacionada con la toma de decisiones, y su relacin con la capacidad mental que poseen los individuos para tratar y usar la informacin para la toma de decisiones, es importante analizar en el presente estudio, algunas consideraciones sobre este tema.

Segn los estudios desarrollados por Simon, "la calidad de la decisin, segn Down , est limitada de manera considerable por la naturaleza limitante del intelecto humano."4 "De esta forma, en un mundo ideal, una eleccin racional requerira una bsqueda exhaustiva de alternativas disponibles, informacin confiable sobre sus consecuencias, y las preferencias correspondientes para evaluar esos resultados. En la prctica, estas exigencias para la recopilacin y el procesamiento de informacin son irreales. En lugar de una racionalidad amplia, objetiva, existe una racionalidad limitada que est determinada, segn Simon, porque la capacidad de la mente humana para formular y resolver problemas complejos es muy pequea en comparacin con la magnitud de los problemas cuya solucin se requiere para una conducta objetivamente racional en el mundo real, o incluso para una aproximacin razonable a la racionalidad objetiva."2

Esta teora, fundamentada desde hace varias dcadas, contrasta con la racionalidad absoluta que parte precisamente de la existencia de una decisin perfecta, a la que supuestamente se puede y se debe llegar por medio de un acertado proceso de toma de decisiones. Ambos postulados, tanto el absoluto como el limitado parten de:

  • La capacidad intelectual de los individuos para procesar informacin.
  • Los sentimientos y emociones que intervienen en el proceso de toma de decisiones.
  • Los hbitos y preferencias de los decisores.
  • Las relaciones sociales.

La racionalidad de la toma de decisiones exige, en consecuencia, que las organizaciones creen condiciones objetivas y subjetivas para que los decidores puedan desarrollar este proceso de forma adecuada a partir de una acertada percepcin, procesamiento y anlisis de informacin y valoracin de las mejores alternativas de decisin de forma que el resultado final se ajuste a los objetivos propuestos en la toma de decisiones, y se corresponda con los criterios previamente establecidos para evaluar cada alternativa, todo esto en aras de determinar la mejor decisin de acuerdo con la situacin problmica concreta que se presenta en la organizacin.

 

El CARCTER INFORMACIONAL DE LA TOMA DE DECISIONES

El comportamiento del uso de informacin en la toma de decisiones es fundamental para comprender las particularidades de este proceso e interiorizar el papel que desempea este recurso en las organizaciones. Diversos autores han estudiado esta problemtica y sus resultados confirman que la informacin constituye el componente fundamental para que los individuos tomen decisiones de manera racional.2-4,15,25 En este sentido, "la clave para mejorar el rendimiento en el anlisis de problemas y de la toma de decisiones est en el hecho de que como dicen Kepner y Tregor, la materia prima de la administracin es la informacin. Esto, es todo lo que un gerente necesita para trabajar."4

"Debido a la situacin actual de las diferentes organizaciones, que son tan complejas y bien provistas de informacin, las decisiones de la gestin suelen ser un proceso fragmentado, pero que requiere mucha rapidez. En el contexto laboral en que se vive, es cada vez menos verosmil, que un solo individuo sea capaz de procesar toda la informacin necesaria, que sea la ms apropiada para una organizacin. Adems de la inmensa cantidad de datos que por lo general se requiere para la toma de las decisiones no repetitivas, los gestores han de dar respuesta a interpretaciones en el trabajo y a sucesos inesperados, por lo que suelen descubrir que la toma de decisiones, consiste en una serie de esfuerzos para acercarse al cumplimiento de los objetivos de una entidad, en lugar de reducirse a una decisin nica y aislada."12

"Por estas razones es importante que las organizaciones interioricen que en el proceso de toma de decisiones, es importante tener disponibles datos, informacin y conocimiento, ms esos normalmente estn dispersos, fragmentados y almacenados en la cabeza de los individuos y estos sufren interferencias de sus modelos mentales; de ah que segn Davenport, una de las caractersticas de la informacin consiste en la dificultad de su transferencia con absoluta fidelidad, y, siendo el conocimiento informacin dotada de valor, consecuentemente, la transmisin es an mas difcil."13

Ante esta panormica de la informacin para la toma de decisiones Jennings, Wattan , Mintzberg, Raisighani y Thorte plantean que "el actual contexto informacional de las redes de informacin que se establecen obligan a las empresas a invertir en una nuevo tipo de capacitacin, de sus gerentes, aumentando la demanda por sistemas ms eficaces de informacin y la dotacin de mtodos ms estructurados para la toma de decisiones."18 Esta capacitacin trae consigo una alfabetizacin informacional en pro de crear una cultura informativa que permita a los gerentes y dems individuos que toman decisiones desarrollar este proceso mediante un buen uso de los recursos informativos y de los sistemas, de los que se hablar ms adelante.

En cuanto a este particular, Caxeta y Rodrigues reconocen en su estudio que la informacin y aspectos relacionados con el tratamiento de ella son de vital importancia, por lo que se debe prestar atencin a:

  1. Ambiente informacional y su relacin con la transformacin y la innovacin.
  2. Fuentes de informacin y prioridades establecidas para su uso en el proceso decisorio.
  3. Comportamiento en el uso de la informacin por parte de los gerentes y la relevancia concedida por la informacin procedente de los sistemas de informacin organizacionales.
  4. Prioridades atribuidas por lo decisiones y conocimientos tcitos y explcitos.
  5. Modificaciones resultantes de las decisiones tomada.18

Todos estos elementos relacionados con la informacin, especficamente en la toma de decisiones organizacionales, permiten replantearse interrogantes asociadas con el modo en que se utiliza sta de forma que sirva de apoyo para tomar decisiones efectivas. Para ello es importante reconocer las especificidades de los recursos de informacin en este proceso y el comportamiento de la informacin en este. Aunque en los modelos de toma de decisin se percibe claramente la importancia e incidencia de la informacin, el estudio de este recurso y su tratamiento debe esclarecer elementos puntuales que tributan al perfeccionamiento de la toma de decisiones.

La informacin y los recursos de informacin se convierten entonces en activos organizacionales de vital importancia para el desarrollo de la toma de decisiones. Esto hace que debido a la limitada capacidad de procesamiento y anlisis de informacin que tienen los individuos, las organizaciones deben trazar estrategias, polticas, normas; as como establecer mecanismos y acciones concretas en pos de una mejor administracin de los recursos, sistemas y servicios que sirven de apoyo al tratamiento informacional necesario para desarrollar un acertado proceso de decisiones basado en el uso de este recurso.

Los elementos presentados hasta el momento permiten valorar la marcada influencia de la informacin para la toma de decisiones y la dependencia que tiene este proceso del uso y adecuado tratamiento de este recurso. Esto hace que en las organizaciones, el proceso de decisin se vea como un proceso que posee un carcter informacional, porque sin la informacin precisa, en el momento oportuno, y bajo el tratamiento adecuado, ningn directivo, aun cuando se encuentre capacitado en materia de informacin, podr tomar decisiones efectivas al no poder comprender la situacin problmica y no contar con datos, informacin y conocimiento que le permitan identificar alternativas de decisin y seleccionar la mejor.

Esta panormica hace que al considerarse la toma de decisiones como un proceso informacional, las organizaciones deban orientar estrategias, acciones y especial atencin a la creacin de condiciones institucionales, objetivas y subjetivas, que posibiliten que al desarrollar este proceso, exista una infraestructura informacional creada de forma que los decidores o analistas puedan contar con la informacin requerida, desarrollar de forma perfecta los procesos informacionales relacionados con la toma de decisiones y por tanto hacer un buen uso y manejo de este recurso.

El reconocimiento del carcter informacional de la toma de decisiones permite comprender la importancia de profundizar cada vez ms en la incidencia e importancia que tiene la informacin para la toma de decisiones y cmo las organizaciones deben conducir sus esfuerzos a comprender y esclarecer los mejores mecanismos y prcticas que permiten obtener mejores beneficios del uso de informacin en la toma de decisiones, y por tanto, decisiones ms efectivas ante los problemas, riesgos u oportunidades organizacionales.

 

CONSIDERACIONES FINALES

La necesidad de las organizaciones de ser eficaces, eficientes y productivas, es decir, de ser rentables en materia administrativa; los niveles de competitividad que exigen hoy las redes de negocios; el necesario posicionamiento organizacional en mercados o ambiente corporativos cada vez ms complejos; as como el imperativo de sobrevivir que presentan hoy las organizaciones ante cambios cada vez ms complejos en la economa, requieren no solo la bsqueda de mecanismos eficaces para seguir el entorno o quizs la presencia de recursos tangibles e intangibles para hacer frente ante una crisis, problemas u oportunidades organizacionales, sino que requiere y depende de una acertada infraestructura institucional que permita a las organizaciones percibir cambios positivos o negativos para el negocio, comprenderlos, entenderlos y analizarlos a profundidad, de forma que se puedan buscar alternativas de solucin que ms all de impedir efectos desfavorables para el negocio de la empresa, permita obtener mayores beneficios futuros.

Esto solo se logra cuando las organizaciones no slo reconocen la importancia crucial de la toma de decisiones organizacionales, sino que se orientan a este proceso creando las condiciones que permitan desarrollarlo de forma efectiva, no ya con la asignacin de recursos fsicos y financieros, sino tambin con un enfoque o filosofa gerencial que permita trazar estrategias que paulatinamente involucren y concienticen cada vez ms, al capital humano, de la necesidad de trabajar en aras de conformar una infraestructura organizacional que tribute, desde los diferentes niveles administrativos, a una toma de decisiones que genere beneficios organizacionales.

La profundizacin sobre la dinmica de funcionamiento y comportamiento de la toma de decisiones, estudiada a partir de mediados del siglo XX, reconoce la trascendencia del tema y su impacto para las organizaciones y la administracin en general. Aun as, todava quedan aspectos y elementos particulares de este proceso que estn sujetos a investigacin para una mejor comprensin.

El carcter informacional de la toma de decisiones en las organizaciones exige no solo estrategias y acciones institucionales para usar y manejar adecuadamente la informacin al desarrollarse este proceso, sino que requiere que se profundicen en aquellos elementos que permiten crear y generar las condiciones para que se realice un buen uso y tratamiento de este recurso en los procesos informacionales que intervienen a la hora de tomar una decisin.

La complejidad de la toma de decisiones impone que se profundice an ms en los mecanismos y acciones institucionales que permitiran generar beneficios al proceso de toma de decisiones a partir del uso y tratamiento de la informacin, este requerimiento garantizara que las empresas, compaas y redes de negocios pudieran esclarecer como orientarse al perfeccionamiento del proceso de decisin que desarrollan y cmo hacer un mejor uso de la informacin externa e interna que puede utilizarse para generar ventajas competitivas.

Estas razones imponen la necesidad de continuar profundizando mediante estudios acadmicos o empricos sobre los elementos particulares y especificidades de la toma de decisiones, para comprender los espacios, papeles y principales desafos de los profesionales de informacin en aras de garantizar un acertado tratamiento y uso de la informacin en la toma de decisiones estratgicas, tcticas y operativas; as como para validar la importancia de la informacin para generar ventajas competitivas y fortalezas en los ambientes de negocios, por medio de su tratamiento y gestin.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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Recibido: 4 de enero de 2010.
Aprobado: 10 de enero de 2010.

 

 

MSc. Yunier Rodrguez Cruz. Mster en Ciencias de la Informacin. Departamento de Bibliotecologa y Ciencia de la Informacin. Facultad de Comunicacin. Universidad de La Habana. Calle G no. 506 entre 21 y 23. Vedado, Plaza de la Revolucin. Ciudad de La Habana. Cuba. Correo electrnico: yunier@fcom.uh.cu

 

Ficha de procesamiento

Clasificacin: Artculo terico.

Trminos sugeridos para la indizacin

Segn DeCS1
TOMA DE DECISIONES EN LA ORGANIZACIN; INVESTIGACIN OPERATIVA; RECURSOS HUMANOS; INFORMACIN. 
DECISION MAKING, ORGANIZACIONAL; OPERATION RESEARCH; HUMAN RESOURCES; INFORMATION.

Segn DeCI2
INVESTIGACIN OPERATIVA; TEORIA DE LAS DECISIONES; RECURSOS HUMANOS; RECURSOS DE INFORMACIN. 
OPERATION RESEARCH; DECISIN THEORY; HUMAN RESOURCES; INFORMATION RESOURCES.  


1BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.
Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm
2Daz del Campo S. Propuesta de trminos para la indizacin en Ciencias de la Informacin. Descriptores en Ciencias de la Informacin (DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf


Copyright: ECIMED. Contribucin de acceso abierto, distribuida bajo los trminos de la Licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Compartir Igual 2.0, que permite consultar, reproducir, distribuir, comunicar pblicamente y utilizar los resultados del trabajo en la prctica, as como todos sus derivados, sin propsitos comerciales y con licencia idntica, siempre que se cite adecuadamente el autor o los autores y su fuente original.


Cita (Vancouver): Rodrguez Cruz Y, Pinto Molina M. Evolucin, particularidades y carcter informacional de la toma de decisiones organizacionales. Acimed. 2010;21(1). Disponible en: Direccin electrnica de la contribucin. [Consultado: da/mes/ao].

DOI: http://dx.doi.org/10.36512/rcics.v21i1.6.g7

Copyright (c) 2015 Yunier Rodríguez Cruz, María Pinto Molina

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